Как оптимизировать рабочий процесс: 6 ключевых шагов к успеху

Мы привыкли всё усложнять, особенно это касается организации производства или трудового процесса. Привлечение клиентов, инспекция производственной линии или сверка документов поставщика - все это подразумевает один или более бизнес-процессов. И то, насколько эффективно они организованы, определяет время, затрачиваемое на решение этих задач.

Уже много лет занимаясь управленческим консультированием в данной области и помогая компаниям организовать эффективное управление важнейшими процессами, специалисты scmconsult.ru определили 6 ключевых этапов на пути их оптимизации.

• Опишите все элементы производственного потока. Необходимо перечислить все процессы, в т.ч. самые простые, и указать сотрудников, вовлеченных в каждый из них. Важно ничего не упустить: даже самые рутинные задачи, которые занимают чье-то время на регулярной основе, являются бизнес-процессами.
• Упорядочьте пункты вашего списка по степени важности, начиная с наиболее важных. Сделать это непросто, ведь многие кажутся очень важными, и многие взаимозависимы. Поэтому хорошо обдумайте, какой процесс поместить на ту или иную позицию. Ведь от этого будет зависеть, что вы будете оптимизировать в первую очередь, что во вторую и т.д.
• Разбейте процесс на части, чем меньше, тем лучше. Сделать это помогает его графическое изображение в виде схемы, блок-схемы и т.п. Привлеките к этому сотрудников, непосредственно вовлеченных в данный процесс.
• Предложите сотрудникам, имеющим отношение к данному процессу или его результатам, выразить свое мнение о том, как он должен быть организован, как повысить эффективность, нужно ли внедрить что-то новое. Где-то потребуются существенные изменения, но во многих случаях даже небольшие усовершенствования принесут ощутимый результат.
• Автоматизируйте рабочий процесс. Чаще всего для контроля и управления применяются электронные таблицы. Хотя они имеют свои недостатки: их сложно быстро обновлять, ведь для этого каждый сотрудник должен вносить свои данные и пересылать другим; не исключена вероятность ошибок при введении данных, формул.

На сегодняшний день создано немало специальных программ, принцип работы которых состоит в централизованном сборе информации. Они позволяют автоматизировать различные этапы решения задач, повысить их прозрачность при помощи схем, диаграмм, отчетов.

Постоянно двигайтесь вперед. Не существует идеально отлаженных механизмов работы, зато есть те, которые постоянно совершенствуются. Поэтому, проведя необходимые изменения и внедрив специальное ПО, продолжайте улучшать процессы, ведь в ряде случаев после вложенных усилий для этого нужно будет не более чем пара кликов мышью.

Мы надеемся, что наши советы окажутся полезными, и оптимизация бизнеса станет для вас простой ежедневной практикой, которая будет вести ваш бизнес к большим результатам.